บทที่ 2
ระบบสารสนเทศ
ความหมาย
1. ระบบ
พจนานุกรมราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 (2546,หน้า 933) ให้นิยามไว้ว่า หมายถึง กลุ่มของสิ่งซึ่งมีลักษณะประสานเข้าเป็นสิ่งเดียวกัน ตามหลักแห่งความสัมพันธ์สอดคล้องกันด้วยระเบียบของธรรมชาติหรือหลักเหตุผลทางวิชาการ เช่น ระบบประสาท ระบบทางเดินอาหาร ระบบจักรวาล ระบบสังคม ระบบการบริหารประเทศ
Stair and Reynolds (2006,p.8) ให้นิยามไว้ว่า หมายถึง ชุดของส่วนประกอบหรือส่วนย่อย ซึ่งมีปฏิสัมพันธ์กันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ อีกทั้งใช้กำหนดวิธีการทำงานของระบบในส่วนของรับเข้า ประมวลผล ส่งออก รวมทั้งผลป้อนกลับ
2. ระบบสานสนเทศ
Hall (2004,p.7) ให้นิยามไว้ว่า “ระบบสารสนเทศ” หมายถึง เซต หรือการรวมตัวของกระบวนการหลายกระบวนการ สำหรับงานด้านการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผล เพื่อปรับรูปแบบของข้อมูลให้เข้าสู่รูปแบบของสารสนเทศ ตลอดจนการกระจายสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์สู่ผู้ใช้ เพื่อใช้สำหรับการตัดสินใจ ซึ่งอาจประมวลผลในระบบมือ หรือระบบคอมพิวเตอร์ก็ได้
Stair and Reynolds (2006,p.17) ให้นิยามไว้ว่า ระบบสารสนเทศที่ใช้คอมพิวเตอร์ประมวลผล ประกอบด้วยชุดของฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ฐานข้อมูล โทรคมนาคม บุคลากรและกระบวนการ ที่มีการรวมตัวกันเพื่อการเก็บรวบรวม การจัดการ การจัดเก็บ ตลอดจนการประมวลผลข้อมูลให้เข้าสู่รูปแบบของสารสนเทศ
แบบจำลองระบบสารสนเทศ
Hall (2004,p.7) ได้กำหนดแบบจำลองสารสนเทศ 7 ส่วน ดังนี้
1. ผู้ใช้ขั้นปลาย คือ ผู้ใช้สารสนเทศที่อยู่ภายในหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกธุรกิจ ประกอบด้วยผู้ใช้ 2 กลุ่ม คือ
กลุ่มที่ 1 ผู้ใช้ภายนอก ประกอบด้วย เจ้าหนี้เงินกู้ ผู้ถือหุ้น นักลงทุน ตัวแทนหรือนายหน้า เจ้าหน้าที่ภาษีอากร ผู้ขายและลูกค้า ตลอดจนผู้ใช้ประเภทสถาบันทางการเงิน ผู้ใช้ต้องการจะอยู่ในรูปแบบของงบการเงิน รายงานการคืนภาษีและเงินลงทุน
กลุ่มที่ 2 ผู้ใช้ภายใน คือ ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ขององค์การ มีหน้าที่ควบคุมดูแลการปฏิบัติงานด้านต่าง ๆ มุ่งเน้นถึงความต้องการสารสนเทศของผู้ใช้แต่ละรายเป็นสำคัญ วิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้สารสนเทศ โดยคำนึงถึงข้อบังคับทางกฎหมายและเศรษฐศาสตร์
2. ต้นทางข้อมูล คือ ธุรกรรมทางการเงินที่นำเข้าสู่ระบบสารสนเทศประกอบด้วย 2 ส่วน ดังนี้
ส่วนที่ 1 ต้นทางข้อมูลภายนอก คือ ธุรกรรมทางการเงินที่ได้รับจากภายนอก รวมทั้งข้อมูลการแลกเปลี่ยนทางการค้ากับหน่วยธุรกิจ เช่น ธุรกรรมการขายและการซื้อสินค้า
ส่วนที่ 2 ต้นทางข้อมูลภายใน คือ ธุรกรรมทางการเงินเกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยน หรือความเคลื่อนไหวของทรัพยากรภายในองค์การ เช่น การคำนวณต้นทุนวัตถุดิบ ค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายโรงงาน
3. การรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนแรก ซึ่งมีความสำคัญที่สุด มุ่งเน้นวัตถุประสงค์ด้านการรับข้อมูลหรือเหตุการณ์ต่าง ๆ ให้เข้าสู่ระบบอย่างถูกต้อง สมเหตุสมผล โดยมีการสร้างระบบป้องกันความผิดพลาด ส่งผลให้รายงานที่เป็นผลลัพธ์มีความน่าเชื่อถือและนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง หากมีการนำเข้าข้อมูลหลายครั้ง ก็อาจเกิดภาวะข้อมูลที่มีความซับซ้อนและขัดแย้ง
4. การประมวลผลข้อมูล จำแนกการประมวลผลได้ 2 รูปแบบ คือ
รูปแบบที่ 1 การประมวลผลแบบกลุ่ม โดยเก็บรวบรวมเอกสารหรือรายการค้าเป็นกลุ่มก้อนภายในระยะเวลาที่กำหนด จากนั้นจึงรับข้อมูลเข้าและหรับยอดแฟ้มข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน มักใช้กับรายการที่ไม่จำเป็นต้องปรับปรุงข้อมูลทันที เช่น รายการจ่ายเงินเดือน รายการจ่ายชำระหนี้ เป็นต้น
รูปแบบที่ 2 การประมวลแบบทันที มีการรับข้อมูลเข้าทันทีและทำการประมวลผลทันทีในทุกครั้งซึ่งอาจจะมีการประมวลผลออนไลน์ เพื่อช่วยให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันเสมอ
5. การจัดการฐานข้อมูล คือ หน่วยเก็บข้อมูลทางกายภาพสำหรับข้อมูลที่อาจมีความเกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้องกับการเงิน ถูกจัดเก็บข้อมูลภายในตู้เอกสาร หรือในแผ่นจานแม่เหล็ก เรียงลำดับจากหน่วยที่เล็กที่สุด คือ ลักษณะประจำ ระเบียน และแฟ้มข้อมูล ในส่วนการจัดการฐานข้อมูลจะเกี่ยวข้องกับงานขั้นพื้นฐาน 3 งาน คือ การจัดเก็บ การค้นคืน และการลบ
6. การก่อกำเนิดสารสนเทศ ประกอบด้วยกระบวนการแปลโปรแกรม การจัดข้อมูล การกำหนดรูปแบบ รวมทั้งการนำเสนอสารสนเทศต่อผู้ใช้ เช่น ใบสั่งขาย รายงาน หรือข่าวสารบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ การควบคุมข้อมูลจะเริ่มตั้งแต่การรับข้อมูลเข้า กาจัดเก็บและการประมวลผล
7. ผลป้อนกลับ จะอยู่ในรูปแบบของรายงานที่เป็นผลลัพธ์ ซึ่งถูกส่งกลับไปยังระบบของต้นทางข้อมูลภายในหรือภายนอกก็ได้ และยังอาจถูกนำไปใช้ในฐานะข้อมูลเริ่มต้นหรือข้อมูลสำหรับการปรับเปลี่ยนกระบวนการ
บทบาทของระบบสารสนเทศ
1. โซ่คุณค่า
Porter (as quoted in Stair & Reynolds,2006,p.49) ได้กล่าวไว้ว่า การดำเนินงานทางธุรกิจปัจจุบัน องค์การจะต้องนำเสนอคุณค่าแก่ลูกค้าขององค์การโดยเพิ่มคุณค่าของสินค้าหรือบริการ พร้อมส่งมอบให้ลูกค้าผ่านการดำเนินงานกิจกรรมต่าง ๆ เพื่อสร้างความพึงพอใจ
1.1 การจัดต้นทาง จะเกี่ยวข้องกับการจัดการวัตถุดิบในส่วนของการจัดหาวัตถุดิบ ติดตามรอยวัตถุดิบในส่วนของโลจิสติกส์ขาเข้า รวมทั้งการจัดเก็บและการควยคุมวัตถุดิบภายในโกดังสินค้า
1.2 การผลิต สำหรับการแปรสภาพวัตถุดิบให้เป็นสินค้า หรือบริการขั้นบริการ
1.3 การจัดการตามทาง การจัดการตามทิศทางการไหลของสินค้าสำเร็จรูปจนถึงปลายทางของการส่งมอบให้ลูกค้า
2. ระบบคุณค่า จะเป็นการเชื่อมโยงกิจกรรมภายใต้โซ่คุณค่าทั้งภายในและภายนอกองค์กรภายใต้รูปแบบโซ่อุปทาน โดยการใช้ระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือ มักอาศัยการดำเนินงานด้านการจัดการโซ่อุปทาน และการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ มุ่งเน้นด้านบรรลุเป้าหมาย
3. การสนับสนุนงานขององค์กร
O’brien (2005,p.8) ได้กล่าวในส่วนของการใช้เพื่อสนับสนุนการทำงานขององค์การภายใต้โซ่คุณค่าและระบบคุณค่า 3 ลักษณะ ดังนี้
3.1 การสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การจัดเก็บประวัติการซื้อของลูกค้า
3.2 การสนับสนุนการตัดสินใจ เช่น การลดหรือเพิ่มสายผลิตภัณฑ์ หรือการตัดสินใจลงทุนต่างๆ
3.3 การสนับสนุนความได้เปรียบเชิงการแข่งขัน เช่น ร้านค้าปลีกมีการติดตั้งจอภาพสัมผัส ณ จุดที่ลูกค้าเลือกซื้อสินค้า เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า
4. การเพิ่มมูลค่าให้องค์การ
ระยะที่ 1 การลดต้นทุน และการเพิ่มประสิทธิภาพ มุ่งเน้นด้านการนำสารสนเทศที่ได้รับจากการประยุกต์ด้านต่างๆ มาเป็นข้อมูล เพื่อพัฒนาหรือปรับปรุงการทำงาน
ระยะที่ 2 การสร้างความได้เปรียบเชิงการแข่งขัน เช่น การเป็นผู้นำด้านเทคโนโลยีและการเสริมสร้างด้านนวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง เป็นต้น
ระยะที่ 3 การจัดการเชิงผลการปฏิบัติงาน เพื่อสร้างตัวชี้วัดประสิทธิผล โดยมาตรการที่ใช้ ก็คือ ประสิทธิผล อัตราผลตอบแทนการลงทุน
วิวัฒนาการของระบบสารสนเทศ
การใช้ระบบสารสนเทศในเริ่มแรกของธุรกิจ ใช้ระบบสารสนเทศเพื่อช่วยสนับสนุนการทำงานประจำที่ซ้ำ ๆ กัน ในรูปแบบของระบบประมวลผลธุรกรรม (TPS) ในเวลาต่อมาองค์การได้พัฒนาระบบสารสนเทศในรูปแบบของสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) เพื่อเข้าถึง จัดโครงสร้าง สรุป และแสดงผลสารสนเทศ
ต่อมา ได้มีการขยายขีดความสามารถของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ จึงได้มีการพัฒนาระบบประยุกต์ เพื่อช่วยสนับสนุนงานที่ไม่ได้เกิดขึ้นเป็นประจำในรูปแบบของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ( DSS) ในที่สุด ธุรกิจเกิดความสนใจด้านใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อแก้ปัญหาต่าง ๆ โดยมีการพัฒนาระบบประยุกต์เชิงพาณิชย์ในนามของระบบอัจฉริยะ (IS) เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญ (ES)
นวัตกรรมหลักที่วิวัฒนาการมาจากระบบสารสนเทศที่ใช้สนับสนุนงาน คือ การพัฒนาโกดังข้อมูล ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่ถูกออกแบบเฉพาะด้านสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจ สนับสนุนผู้บริหาร เป็นส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศด้านอัจฉริยะทางธุรกิจ (BIS)
องค์การยังค้นพบว่าสามารถปรับปรุงกิจกรรมภายในองค์การ ด้วยการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและระบบสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนด้านการสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ( EDI) มุ่งเน้นการแลกเปลี่ยนเอกสารที่เป็นมาตรฐานของธุรกิจ
สรุปได้ว่าความสัมพันธ์ระหว่างรูปแบบที่แตกต่างกันของระบบสนับสนุนด้านต่าง ๆ ดังนี้
1. แต่ละระบบมีลักษณะเฉพาะที่จำแนกได้เป็นหนึ่งระบบ
2. มีการเชื่อมต่อสายงานด้านสารสนเทศระหว่างระบบต่าง ๆ
3. ระบบสารสนเทศแต่ละระบบ สามารถเชื่อมต่อกันภายใต้รูปแบบของระบบลูกผสม
4. เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี ความสัมพันธ์ และการประสานงาน ระหว่างระบบสารสนเทศที่แตกต่างกัน สามารถเกิดขึ้นได้อย่างต่อเนื่อง
การจำแนกประเภทระบบสารสนเทศ
1. ระบบสารสนเทศตามหน้าที่งาน เป็นการรองรับการทำงานของแผนกต่าง ๆ จำแนกความรับผิดชอบตามหน้าที่ขององค์การ นอกจากนี้มีการใช้ระบบสารสนเทศพิเศษซึ่งปฏิบัติหน้าที่พิเศษข้ามแผนกงานหลายแผนก ในส่วนของการประมวลผลธุรกรรม
2. ระบบสารสนเทศวิสาหกิจ จะเกี่ยวข้องกับการเชื่อมต่อระบบประยุกต์ของแต่ละหน้าที่งานเข้ากับสารสนเทศวิสาหกิจ เรียกว่า การบูรณาการระบบสารสนเทศ
ศุภิสราพร สุธาทิพยะรัตน์ (2548,หน้า 8) ได้จำแนกออกเป็น 2 ประเภท คือ
ประเภทที่ 1 ระบบสารสนเทศส่วนบุคคล ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ และเพิ่มผลผลิตด้านการทำงานของบุคคลในองค์การ เช่น ระบบวิเคราะห์การขาย
ประเภทที่ 2 ระบบสารสนเทศกลุ่มร่วมงาน ซึ่งช่วยเสริมประสิทธิภาพ และเพิ่มผลผลิตด้านการทำงานของกลุ่มบุคคล โดยมีเป้าหมายการทำงานและการใช้ข้อมูลร่วมกัน
Turban et al.(2006,p.296) ได้ยกตัวอย่างระบบสารสนเทศที่ใช้ร่วมกันภายในวิสาหกิจ ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศด้านการวางแผนทรัพยากรองค์กร
2. ระบบสารสนเทศด้านการจัดการลูกค้าสัมพันธ์
3. ระบบสารสนเทศด้านการสนับสนุนการตัดสินใจ
4. ระบบสารสนเทศด้านการจัดการความรู้
5. ระบบสารสนเทศด้านอัจฉริยะทางธุรกิจ
6. ระบบสารสนเทศด้านอัจฉริยะอื่น ๆ
3. ระบบสารสนเทศระหว่างองค์การ (IOS) จะเกี่ยวข้องกับสายงานด้านสารสนเทศตั้งแต่ 2 องค์การขึ้นไป เน้นด้านการเพิ่มประสิทธิภาพของการประมวลผลธุรกรรม ให้ความสนับสนุนกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างองค์การ จึงมุ่งตอบสนองแรงกดดันทางธุรกิจ 2 ประการ คือ
ประการที่ 1 ความปรารถนาด้านการลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพและความทันต่อเวลา
ประการที่ 2 ความต้องการเชื่อมต่อระบบสารสนเทศขององค์การกับระบบสารสนเทศของหุ้นส่วน
- ลดต้นทุนธุรกรรม
- เพิ่มคุณภาพและขจัดจ้อผิดพลาดของสายงาน
- ลดช่วงเวลาของการทำคำสั่งซื้อของลูกค้าให้บรรลุ
- กำจัดกระบวนการที่ใช้กระดาษ
- โอนย้ายและประมวลผลสารสนเทศได้ง่ายขึ้น
- สร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การกับลูกค้าและผู้จัดหา
ในการติดตั้งใช้งานไอโอเอส จะต้องมีการสร้างเครือข่ายการสื่อสาร โดยอาจเลือกใช้เครือข่ายส่วนตัว หรือเครือข่ายสาธารณะ มักปรากฏรูปแบบ 8 รูปแบบ ดังนี้
รูปแบบที่ 1 ระบบการค้าแบบธุรกิจสู่ธุรกิจ
รูปแบบที่ 2 ระบบสนับสนุนการค้าแบบธุรกิจสู่ธุรกิจ
รูปแบบที่ 3 ระบบครอบคลุมทั่วโลก
รูปแบบที่ 4 การโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์
รูปแบบที่ 5 กรุ๊ปแวร์
รูปแบบที่ 6 การส่งสารแบบรวม
รูปแบบที่ 7 ฐานข้อมูลใช้ร่วมกัน
รูปแบบที่ 8 ระบบที่ใช้สนับสนุนบริษัทเสมือน
ระบบสารสนเทศบนเว็บ
Turban et al. (2006,p.71) ได้ให้นิยามไว้ว่า หมายถึง ระบบประยุกต์ซึ่งอาศัยอยู่บนเครื่องบริการ หรือแม่ข่าย ในส่วนการเข้าถึงข้อมูลอาจทำได้โดยใช้โปรแกรมค้นดูเว็บจากสถานที่ใด ๆของโลกทางเว็บ ในการเชื่อมโยงโปรแกรมด้านลูกข่ายกับระบบประยุกต์บนเว็บโดยใช้โพรโทคอลของอินเตอร์เน็ต มีลักษณะเฉพาะ 2 ประการ คือ ประการที่ 1 สร้างเนื้อหาหรือข้อมูลจะถูกปรับให้เป็นปัจจุบันทันที ประการที่สอง การเข้าถึงข้อมูลบนเว็บด้วยวิธีสากลที่อาศัยเครือข่ายการสื่อสารหลัก ดังนี้
1. อินเตอร์เน็ต หรือเน็ต คือ ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งถูกนำมาใช้แพร่หลายอย่างทั่วโลก สามารถรับสารสนเทศจากคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้ หรือในบางครั้งก็อาจเป็นการคุยโต้ตอบโดยตรงกับผู้ใช้คอมพิวเตอร์เครื่องอื่นผ่านทางอินเตอร์เน็ต
2. อินทราเน็ต คือ การใช้เทคโนโลยีเว็บสำหรับการสร้างเครือข่ายส่วนตัว ซึ่งมักถูกการจำกัดการใช้งานเฉพาะภายในองค์การ โดยใช้เครือข่ายเฉพาะที่ (LAN) ร่วมกับโพรโตคอลทีซีพี /ไอพี เพื่อสร้างแบบฉบับของระบบแลนที่มีความสมบูรณ์
3. เว็บศูนย์รวมวิสาหกิจ คือ เว็บไซต์ที่ตั้งเกตเวย์ เพื่อใช้ควบคุมการเข้าถึงสารสนเทศของบริษัทจากจุดเพียงจุดเดียว โดยมีการรวมตัวของสารสนเทศจากหลาย ๆ แฟ้มข้อมูลและส่งผ่านสารสนเทศไปยังผู้ใช้
4. เอกซ์ทราเน็ต ซึ่งจะเชื่อมต่อกับอินทราเน็ตผ่านทางอินเทอร์เน็ต โดยมีการเสริมกลไกด้านความมั่นคงทางอินเทอร์เน็ตและฟังก์ชันงาน ตลอดจนมีการสร้างรูปแบบเครือข่ายเสมือนจริงซึ่งอนุญาตให้ผู้ใช้ทางไกลสามารถเชื่อมต่อระบบอินเทอร์เน็ตกับอินทราเน็ตหลักขององค์การได้
5. ระบบอีคอมเมิร์ชบนเว็บ มักจะมีความเกี่ยวข้องกับธุรกรรมต่าง ๆ ซึ่งเกิดขึ้นภายใต้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ คือ การประกอบธุรกรรมในรูปแบบธุรกิจสู่ธุรกิจ โดยมีการจัดซื้อวัสดุและชิ้นส่วนเข้าบริษัท มักจะถูกกระตุ้นด้วยจำนวนครั้งของการเข้าถึงข้อมูลอินเทอร์เน็ต
6. ตลาดอิเล็กทรอนิกส์ Turban et al. (2006,p.73) ได้ให้นิยามว่า คือ เครือข่ายการตอบโต้และความสัมพันธ์ในการแลกเปลี่ยนสารสนเทศ ผลิตภัณฑ์และบริการ ตลอดจนการรับชำระเงิน
7. การแลกเปลี่ยนอีเลกทรอนิกส์ คือ สถานที่ซื้อขายสาธารณะบนเว็บที่ซึ่งผู้ซื้อและผู้ขายจำนวนมากมีการตอบโต้กันแบบพลวัต และยังเป็นสถานที่ประกอบการค้าสำหรับโภคภัณฑ์
8. คอมพิวเตอร์เคลื่อนที่และการพาณิชย์เคลื่อนที่ คือ ตัวอย่างระบบคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบสำหรับลูกจ้างเคลื่อนที่และอื่น ๆ ซึ่งผู้ใช้มักเกิดความต้องการด้านการเชื่อมต่อเข้ากับระบบสารสนเทศขององค์การในทันที โดยใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ ตลอดจนสภาพแวดล้อมอื่น ๆ
อ้างอิง : รุจิจันทร์ พิริยะสงวนพงศ์. สารสนเทศทางธุรกิจ. กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น, 2549.
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น